System POS. Przepis na udany i długotrwały związek

Wybierając system POS decydujesz się na proces przypominający poszukiwanie partnera, z którym chcielibyśmy się związać – najchętniej na całe życie. Jeśli nasze oczekiwania skupią się wyłącznie na urodzie czy bogactwie, o trwałym i udanym związku raczej nie ma co marzyć. Te walory potrafią szybko przeminąć, nie pozostawiając nic w zamian. Jeśli jednak będziemy szukać partnera, który wniesie w nasze życie głębsze wartości, mądrość, motywację do rozwoju oraz wesprze nas w dążeniu do sukcesu – oczywiście z wzajemnością – możemy mieć pewność, że wybierzemy dobrze.

System POS (ang. Point Of Sale) to nie tylko połączone ze sobą system kasowy składający się ze sprzętu i oprogramowania, drukarka fiskalna czy terminal płatniczy. To swoisty ekosystem odpowiedzialny za sprzedaż, obrót gotówkowy i bezgotówkowy, rejestrację i fiskalizację transakcji, a często także wspierający zarządzanie magazynem oraz obiegiem dokumentów. Decydując się na wybór systemu powinieneś brać pod uwagę nie tylko takie kwestie jak koszt zakupu lub dzierżawy czy łatwość obsługi. Oto 5 kluczowych czynników decydujących o wyborze optymalnego systemu POS, spełniającego potrzeby twojej firmy nie tylko dzisiaj, ale także w przyszłości.

Ogólny koszt zakupu i utrzymania

Tradycyjne systemy POS – tworzone i wdrażane przez duże i wyspecjalizowane firmy – to najczęściej rozbudowane środowiska, zarządzające nie tylko rejestracją sprzedaży, obsługą kas fiskalnych, drukarek fiskalnych, skanerów kodów, ale także wspomagające wiele innych procesów odpowiedzialnych za funkcjonowanie firmy. Rozbudowaną funkcjonalność systemów POS docenią duże firmy, jednak dla małych i średnich podmiotów – a szczególnie tych na początku ścieżki biznesowej – są one zbędne. Przynajmniej do momentu, gdy osiągną odpowiedni pułap rozwoju.

Należy też pamiętać, że takie systemy wymagają odpowiedniej infrastruktury IT, stałego nadzoru, zabezpieczeń i archiwizacji. W przypadku aktualizacji czy zmian oprogramowania wymagają także fachowego serwisu. To wszystko pochłania pieniądze i czas na wdrożenie i naukę.

Na szczęście, na rynku są także dostępne nowoczesne systemy POS, korzystające z dobrodziejstw nowoczesnych technologii – łatwe w instalacji, konfiguracji i obsłudze; gotowe na najnowsze regulacje prawne; skalowalne i rosnące wraz z przedsiębiorstwem; mobilne; zintegrowane z chmurą obliczeniową. Co istotne, są o tańsze od tradycyjnych systemów i bardzo często funkcjonujące w modelu abonamentowym. Zamiast wykładać całą, niebagatelną kwotę z góry, możesz płacić za dostęp do oprogramowania zarządzającego systemem w niewielkich miesięcznych ratach, dostosowując plany abonamentowe do swoich potrzeb. Jeśli prowadzisz działalność sezonową, możesz także zawieszać korzystanie z systemu, ograniczając zbędne wydatki.

Niezawodność, efektywność i łatwość obsługi

System POS jest swoistym systemem operacyjnym każdej firmy sprzedającej towary czy usługi. Istotna jest więc niezawodność wybranego rozwiązania – szybkość i stabilność działania; czytelność interfejsu i łatwość obsługi; możliwość konfiguracji wielu kont użytkowników oraz zarządzania ich uprawnieniami; elastyczność i możliwość wprowadzania szybkich korekt lub zmian.

Nie do przecenienia są także takie cechy jak bezpieczeństwo; dostępność aktualizacji oprogramowania; elastyczna reakcja na zmiany w regulacjach prawnych.

Większość dostępnych systemów POS jest na tyle łatwa w obsłudze, że nawet bardziej skomplikowane zmiany np. w konfiguracji czy podłączenie urządzenia peryferyjnego możesz przeprowadzić samodzielnie. Zawsze jednak powinieneś mieć możliwość sięgnięcia do instrukcji lub dokumentacji technicznej oraz do kontaktu z działem wsparcia technicznego producenta lub dostawcy.

Współpraca z urządzeniami peryferyjnymi

System POS to nie tylko wyspecjalizowany komputer lub tablet oraz działające na nich oprogramowanie. To także niezbędne urządzenia peryferyjne – kasy fiskalne, terminale płatnicze, drukarki fiskalne, czytniki kodów, wagi, itp.

Wybór wyspecjalizowanego, zamkniętego systemu – pomimo pewnych zalet – wiąże się często także z poważnymi ograniczeniami w dostępie do urządzeń zewnętrznych. Podobnie jest w przypadku sprawdzonych, ale wiekowych już platform, jak na przykład DOS czy UNIX.

Systemy działające na nowoczesnych platformach, takich jak Windows, iOS czy Android pozbawione są tych ograniczeń i umożliwiają współpracę z szeroką gamą urządzeń peryferyjnych, bez konieczności skomplikowanej konfiguracji czy korzystania ze wsparcia technicznego.

Przy zakupie warto zapoznać się z listą rekomendowanych producentów i dostawców urządzeń.

Współpraca z systemami zewnętrznymi

Rodzaj prowadzonej działalności determinuje konieczność korzystania z dodatkowych, wyspecjalizowanych systemów. W przypadku pensjonatu czy hotelu będzie to system rezerwacyjny; w przypadku baru czy restauracji będzie to system magazynowy; w przypadku sklepu będzie to system zarządzający nie tylko magazynem, ale i logistyką.

Przed laty integracja systemów POS z systemami zewnętrznymi była zagadnieniem złożonym, kosztownym i wymagającym zatrudnienia wyspecjalizowanych firm. Dzisiaj, dzięki adaptacji powszechnych standardów komunikacji i wymiany danych, jest to proces niemal automatyczny i bezobsługowy.

Jeśli planujesz wykorzystanie systemu we współpracy z zewnętrznymi systemami, upewnij się, że producent zaimplementował w swoim oprogramowaniu taką funkcjonalność. Jeśli tak, to zapoznaj się także z listą rekomendowanych lub przetestowanych systemów – unikniesz w ten sposób przykrych niespodzianek w przyszłości.

Skalowalność oraz rozwój biznesu

Nowoczesne, inteligentne systemy POS nie ograniczają swojej funkcjonalności do prostej obsługi sprzedaży oraz współpracy z urządzeniami i systemami zewnętrznymi. Stanowią także bogate źródło ustrukturyzowanej, łatwej w analizowaniu i przetwarzaniu wiedzy na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Systemy POS ery mobilnej, takie jak Dotykačka, elastycznie dostosowują się do potrzeb właścicieli firm – szczególnie tych małych i średnich – rosnąc wraz z nimi i umożliwiając dodawanie bez ograniczeń kolejnych użytkowników czy zwiększanie liczby zdefiniowanych produktów i usług.

Dodatkowym bonusem wyboru nowoczesnego systemu jest także integracja z chmurą obliczeniową, która nie tylko chroni newralgiczne i kluczowe dla funkcjonowania firmy dane, ale również umożliwia zarządzanie i raportowanie wyników sprzedażowych w dowolnym miejscu i czasie oraz z dowolnego urządzenia.

Nasze systemy kasowe kupisz w sklepach internetowych: